Conditions Générales de Vente (CGV)

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») s'appliquent à l'ensemble des ventes, livraisons et prestations de services fournies par Quintessence Publicité Sàrl (ci-après « Quintessence ») à ses clients professionnels (ci-après « le Client »).

Quintessence exerce son activité dans le domaine des objets publicitaires, cadeaux d'affaires, textiles personnalisés, emballages, produits de merchandising, welcome packs et prestations associées.

Les présentes CGV s'appliquent exclusivement aux relations commerciales B2B, sur la base de devis, offres ou commandes acceptés.

Le Code suisse des obligations (CO) s'applique à titre complémentaire.

Les présentes CGV font partie intégrante du contrat lorsqu'elles ont été portées à la connaissance du Client avant sa conclusion et acceptées par celui-ci.

Toute condition générale du Client est exclue, sauf acceptation écrite expresse de Quintessence.

En cas de contradiction, les conditions particulières expressément acceptées par les deux parties prévalent sur les présentes CGV.

Le cocontractant de Quintessence est la personne physique ou morale désignée comme Client dans le devis ou le bon de commande accepté.

Lorsque la commande est passée par une agence, un intermédiaire, un mandataire ou un collaborateur agissant pour le compte d'un tiers, celui-ci déclare disposer des pouvoirs nécessaires pour engager la personne ou société désignée comme Client.

Le Client doit communiquer des informations exactes concernant sa raison sociale, son adresse de facturation, son numéro d'identification des entreprises (IDE), ainsi que l'identité de la personne habilitée à valider la commande.

L'organisation interne du Client, la répartition des responsabilités entre ses départements, divisions, business units, filiales ou prestataires, ainsi que ses procédures internes d'approbation ou de paiement, ne modifient pas ses engagements contractuels envers Quintessence.

La désignation d'un tiers comme destinataire de la marchandise ou comme responsable administratif du paiement ne libère pas le Client de ses obligations contractuelles.

Toute substitution de débiteur ou reprise de dette libérant le Client initial nécessite l'accord exprès de Quintessence.

Quintessence se réserve le droit de demander une confirmation de l'identité du Client et des pouvoirs de représentation avant l'acceptation de toute commande.

Les offres et devis sont établis sur la base des informations fournies par le Client et sous réserve de disponibilité des produits, de faisabilité technique et de confirmation des conditions de production.

Sauf indication contraire, les devis sont valables 15 jours.

Le contrat est conclu dès l'acceptation de la commande par Quintessence, notamment à la suite de :

• la signature du devis ou du bon de commande
• l'acceptation écrite par e-mail
• une validation explicite des conditions commerciales
• ou tout autre accord permettant d'établir le consentement des parties

Le versement d'un éventuel acompte peut constituer une condition préalable au lancement de la production.

Toute commande acceptée est ferme, sous réserve des dispositions contractuelles et légales applicables.

Toute modification demandée après acceptation peut entraîner des frais supplémentaires et une adaptation des délais.

À partir de la quatrième offre ne donnant pas lieu à une commande, Quintessence peut facturer CHF 30.– par offre supplémentaire, sous réserve d'en avoir préalablement informé le Client et obtenu son accord.

Les prix sont exprimés en francs suisses (CHF), hors TVA, sauf indication contraire.

La TVA est facturée selon le taux légal en vigueur.

Les prix sont calculés notamment sur la base des coûts de production, de personnalisation, des matières premières, des taux de change et du transport.

Quintessence se réserve le droit de modifier ses prix avant l'acceptation définitive de la commande.

Toute modification de prix après conclusion du contrat nécessite l'accord du Client, sauf mécanisme de révision expressément convenu.

Quintessence se réserve également le droit de proposer un produit de remplacement lorsque la référence initialement sélectionnée n'est plus disponible. Toute substitution modifiant substantiellement les caractéristiques convenues nécessite l'accord du Client.

Un forfait administratif de CHF 50.– est facturé pour les commandes inférieures à CHF 500.–, pour autant qu'il ait été communiqué avant la conclusion du contrat.

Les frais particuliers de transport, de livraison express, de stockage, de manutention, de dédouanement ou de distribution multi-adresses sont facturés selon l'offre acceptée.

Sauf accord écrit contraire, les conditions de paiement sont les suivantes :

• Commandes inférieures à CHF 1'000.– ou nouveaux clients : paiement intégral à la commande.
• Autres commandes : acompte de 50 % à la commande, solde payable à 15 jours nets après réception de la marchandise.

Quintessence peut suspendre le lancement de la production jusqu'à réception de l'acompte convenu.

Le Client demeure responsable du règlement des factures émises conformément au contrat.

Les procédures internes d'approbation, de contrôle comptable ou de validation par des collaborateurs, départements ou tiers ne constituent pas un motif de report de l'échéance contractuelle.

La demande de facturation à une autre entité ne constitue pas un transfert de dette, sauf accord exprès de Quintessence.

En cas de réclamation limitée à certains articles, les montants relatifs aux prestations non contestées demeurent exigibles, sous réserve des droits légaux du Client.

Toute facture impayée à son échéance peut donner lieu à une mise en demeure, sous réserve des situations dans lesquelles la demeure intervient automatiquement conformément au droit suisse.

En cas de retard de paiement, Quintessence peut réclamer :

• un intérêt moratoire de 7 % par an, dans les limites autorisées par le droit applicable
• des frais de rappel de CHF 30.– par rappel, dans la mesure où ils ont été valablement convenus et sont légalement admissibles
• les frais de recouvrement et dommages supplémentaires dans la mesure prévue par la loi

Une contestation écrite ne suspend pas automatiquement l'ensemble des obligations de paiement du Client.

Quintessence se réserve le droit de suspendre l'exécution de commandes ultérieures en cas de retard de paiement persistant, dans le respect de ses obligations légales et contractuelles.

Elle peut engager toute procédure de recouvrement prévue par le droit suisse, notamment une procédure de poursuite.

Les produits imprimés, gravés, brodés, marqués ou fabriqués selon les spécifications du Client sont réalisés spécialement pour celui-ci.

Le Client reconnaît que ces articles ne peuvent généralement pas être réutilisés ou revendus à des tiers dans des conditions commerciales normales.

Après validation du bon à tirer (BAT) et lancement de la production, les commandes ne peuvent être annulées ou modifiées sans l'accord écrit de Quintessence, sous réserve des droits légaux applicables.

En cas d'annulation acceptée, Quintessence peut facturer les frais effectivement engagés, notamment ceux liés à la conception, à l'approvisionnement, à la préparation des fichiers, aux outillages, aux impressions et à la production, sous déduction des coûts évités.

Les articles personnalisés et conformes au contrat ne sont ni repris ni échangés en cas de changement d'avis.

Les droits légaux du Client en cas de défaut, de demeure ou d'inexécution demeurent réservés.

Lorsque la commande nécessite une personnalisation, Quintessence transmet au Client un ou plusieurs bons à tirer présentant les éléments graphiques de marquage.

Le Client doit vérifier attentivement les textes, logos, couleurs, dimensions, placements, orthographes et autres caractéristiques représentées.

La validation écrite du BAT vaut acceptation des éléments graphiques clairement présentés.

Le Client assume les conséquences des erreurs figurant dans les éléments qu'il a fournis ou expressément approuvés, dans la mesure où ces erreurs ne sont pas imputables à Quintessence.

Toute modification demandée après validation du BAT peut entraîner des frais supplémentaires et un report des délais estimés.

Les délais de production annoncés sont calculés, sauf accord contraire, à compter de la réception de l'ensemble des éléments nécessaires, de la validation du BAT et du paiement de l'acompte éventuellement requis.

Les BAT sont des représentations numériques. De légères variations entre l'affichage à l'écran et le résultat imprimé peuvent intervenir dans les limites des tolérances techniques usuelles.

Les délais de production et de livraison communiqués par Quintessence sont indicatifs et ne constituent pas une garantie de livraison à date fixe.

Ils sont établis de bonne foi sur la base des informations disponibles au moment de la commande.

Quintessence met tout en œuvre pour respecter les délais annoncés.

Toutefois, la production et l'acheminement des marchandises dépendent de nombreux intervenants extérieurs, notamment :

• fabricants et sous-traitants
• ateliers de personnalisation et d'impression
• fournisseurs de matières premières
• transporteurs et prestataires logistiques
• autorités douanières et organismes de contrôle
• autres intervenants nécessaires à l'exécution de la commande

Des retards peuvent survenir en raison de contraintes de fabrication, de disponibilité, de transport, de dédouanement ou de circonstances indépendantes de la volonté de Quintessence.

La mention d'une date sur un devis, une confirmation de commande, un bon de commande ou dans une correspondance commerciale ne constitue pas, à elle seule, une garantie de livraison à cette date.

Une garantie ferme de livraison ne peut résulter que d'un engagement particulier, exprès et non équivoque de Quintessence, accepté par les deux parties.

Dans les limites autorisées par le droit applicable, Quintessence ne répond pas des retards qui ne lui sont pas juridiquement imputables.

Un retard de livraison n'entraîne pas automatiquement l'annulation du contrat ni l'exonération de toute obligation de paiement.

Les droits prévus par le Code des obligations, notamment en matière de demeure du vendeur, demeurent réservés.

Lorsque les marchandises sont destinées à un salon, séminaire, conférence, événement sportif, opération promotionnelle ou autre manifestation à date déterminée, le Client doit en informer Quintessence avant la confirmation de commande.

Quintessence prend en considération les contraintes de calendrier communiquées et s'efforce de planifier la production et le transport en conséquence.

Même lorsqu'une date est présentée par le Client comme « impérative », « urgente » ou « indispensable », elle demeure une date souhaitée et ne constitue pas, à elle seule, une garantie contractuelle de livraison.

Le Client reconnaît que les délais de production, de personnalisation, d'expédition et de dédouanement peuvent être soumis à des aléas indépendants de la volonté de Quintessence.

Il lui appartient de prévoir une marge de sécurité suffisante entre la date de livraison estimée et celle de son événement.

Quintessence peut proposer, lorsque cela est possible, un transport express, une livraison anticipée ou une solution logistique particulière, moyennant une facturation supplémentaire.

Sauf engagement particulier exprès, Quintessence ne garantit pas que les marchandises seront disponibles à une date ou à une heure déterminée pour un événement.

Dans les limites autorisées par le droit suisse, les dommages indirects découlant d'un retard, notamment les pertes d'exploitation, les atteintes à l'image ou les perturbations organisationnelles, sont exclus lorsque cette limitation est légalement admissible.

En cas de retard, les parties peuvent convenir d'une adaptation des modalités de livraison, sans préjudice de leurs droits légaux respectifs.

Le Client doit communiquer une adresse de livraison exacte et complète, distincte de l'adresse de facturation lorsque celles-ci diffèrent.

Il doit notamment préciser les coordonnées du destinataire, les horaires de réception, les restrictions d'accès et toute instruction particulière nécessaire.

L'adresse de livraison figurant sur la confirmation de commande définitive constitue la référence contractuelle pour l'expédition, sauf modification expressément acceptée.

Le Client doit signaler sans délai toute erreur ou modification.

Les conséquences d'une information erronée ou incomplète fournie ou validée par le Client lui sont imputables dans les limites du droit applicable.

Sauf accord contraire, les livraisons en Suisse sont effectuées selon la règle CPT (lieu de destination convenu), Incoterms® 2020.

Une livraison EXW (départ usine) peut être convenue expressément, notamment pour les enlèvements effectués par le Client ou son transporteur.

En CPT, Quintessence organise et paie le transport jusqu'au lieu de destination convenu, tandis que les risques de perte ou de dommage sont transférés à l'acheteur conformément à cette règle lors de la remise des marchandises au premier transporteur.

Les délais annoncés par les transporteurs, notamment FedEx, UPS, DHL ou tout autre prestataire, sont soumis à leurs propres contraintes opérationnelles.

Quintessence ne garantit pas les délais annoncés par les transporteurs et ne répond pas des incidents qui ne lui sont pas juridiquement imputables, dans les limites autorisées par le droit applicable.

Le transfert des risques de transport n'exclut toutefois pas les obligations contractuelles propres de Quintessence, notamment celles relatives aux instructions d'expédition convenues.

Les éventuels frais supplémentaires causés par une erreur imputable à l'une des parties sont examinés selon les circonstances et le droit applicable.

Le Client doit signaler rapidement tout incident de livraison, avarie, colis manquant ou anomalie de réception, en conservant les justificatifs nécessaires.

Une commande comprenant plusieurs références, différents fournisseurs ou plusieurs sites de production peut faire l'objet de livraisons partielles.

Sauf convention écrite contraire, Quintessence peut organiser des expéditions séparées afin d'optimiser les délais ou la logistique.

Les différentes références peuvent être réceptionnées à des dates distinctes.

Certaines fabrications peuvent présenter des variations de quantité de ±10 %, notamment en raison des procédés de production ou de personnalisation.

Ces tolérances ne s'appliquent que lorsqu'elles ont été communiquées et acceptées avant la commande.

La quantité effectivement livrée et conforme est facturée selon les conditions convenues.

Les caractéristiques des produits sont celles indiquées dans le devis, la documentation du fabricant ou les spécifications contractuellement acceptées.

Les photographies, catalogues et représentations numériques ont une valeur illustrative, sous réserve des caractéristiques expressément garanties.

En raison des matières, supports, encres et procédés de fabrication, de légères variations de teinte, de texture, de dimensions, de positionnement ou de finition peuvent survenir.

Ces variations ne constituent pas un défaut lorsqu'elles restent dans les tolérances techniques usuelles, ne compromettent pas substantiellement l'usage convenu et n'enfreignent pas une caractéristique expressément garantie.

Le choix d'un produit, de sa gamme, de ses matériaux ou de ses caractéristiques appartient au Client sur la base des informations mises à sa disposition.

Quintessence peut conseiller le Client sur les alternatives disponibles, mais une préférence esthétique ou une appréciation subjective de la qualité ne constitue pas, à elle seule, un défaut contractuel.

Les garanties légales applicables demeurent réservées.

Le Client est tenu de vérifier les marchandises dès leur réception conformément à l'article 201 du Code des obligations.

Les défauts apparents doivent être signalés par écrit sans délai, en principe dans les dix jours suivant la livraison.

Les défauts non décelables lors d'un examen ordinaire doivent être signalés immédiatement après leur découverte.

La réclamation doit préciser les références concernées, la nature du défaut, les quantités affectées et comporter, lorsque cela est possible, des photographies ou justificatifs.

Le Client doit conserver les marchandises contestées et permettre leur examen raisonnable par Quintessence.

Aucun retour ne doit être effectué sans accord préalable, sauf exercice d'un droit légal qui ne peut être subordonné à cette autorisation.

Toute réclamation est examinée au regard des caractéristiques contractuellement convenues et des dispositions applicables du droit suisse.

Lorsque la non-conformité est établie, les droits du Client sont déterminés conformément au contrat et aux règles légales applicables.

Une réclamation relative à certaines marchandises ne justifie pas nécessairement le non-paiement des autres marchandises conformes.

Quintessence exécute ses prestations avec le soin raisonnablement attendu d'un professionnel.

Dans les limites autorisées par le droit suisse, Quintessence exclut sa responsabilité pour les dommages indirects ou consécutifs, notamment :

• pertes de chiffre d'affaires ou de bénéfices
• pertes de contrats ou d'opportunités commerciales
• pertes d'exploitation
• atteintes à l'image ou à la réputation
• frais d'organisation supplémentaires et pertes de temps
• pertes de données ou autres conséquences économiques indirectes

Pour les dommages directs résultant d'une faute légère, la responsabilité contractuelle de Quintessence est limitée au montant net hors TVA de la commande concernée, dans la mesure où cette limitation est légalement admissible.

Aucune disposition des présentes CGV ne peut exclure ou limiter la responsabilité de Quintessence en cas de dol ou de faute grave, ni dans les autres situations où une telle exclusion ou limitation est interdite par le droit applicable.

Le Client est tenu de prendre les mesures raisonnables nécessaires pour limiter son dommage.

Toute demande d'indemnisation doit être documentée et justifiée, notamment quant à son montant, à son lien de causalité et à son fondement contractuel ou légal.

En cas d'événement extraordinaire, imprévisible et échappant raisonnablement au contrôle des parties, empêchant l'exécution de tout ou partie des obligations contractuelles, la partie concernée informe l'autre dans un délai raisonnable.

Peuvent notamment constituer de tels événements, selon les circonstances :

• catastrophes naturelles
• guerres, troubles civils ou conflits majeurs
• pandémies ou restrictions sanitaires exceptionnelles
• grèves générales ou blocages extraordinaires
• décisions ou restrictions des autorités
• interruptions majeures des infrastructures de transport
• perturbations extraordinaires d'approvisionnement ou de dédouanement

Les difficultés ordinaires de production ou de transport ne constituent pas automatiquement des cas de force majeure.

Les conséquences juridiques de ces événements sont déterminées selon les circonstances et les dispositions applicables du droit suisse.

Lorsque l'empêchement est temporaire, les parties recherchent une solution adaptée.

Si l'empêchement persiste pendant plus de trois mois, chacune des parties peut demander la résolution des prestations restant inexécutées, selon les conditions et conséquences prévues par la loi.

Les prestations déjà exécutées et les éventuelles restitutions sont traitées conformément aux règles légales applicables.

Quintessence peut convenir avec le Client d'une réserve de propriété sur les marchandises livrées jusqu'au paiement intégral du prix.

Cette réserve est soumise aux conditions de validité prévues par le droit suisse, notamment à son inscription au registre public compétent conformément à l'article 715 du Code civil suisse.

Le Client s'engage, lorsqu'une telle réserve est valablement convenue, à collaborer aux formalités nécessaires.

En l'absence d'inscription valable, aucune réserve de propriété opposable ne résulte de la seule présence de cette clause dans les CGV.

Dans les limites autorisées par le droit suisse, le Client renonce à compenser les factures de Quintessence avec des créances contestées, non reconnues par écrit ou non définitivement établies.

Les droits de compensation impérativement garantis par la loi demeurent réservés.

Toute contestation doit être communiquée dans un délai raisonnable, avec les justificatifs utiles.

Les parties s'efforcent de rechercher une résolution amiable avant l'engagement d'une procédure judiciaire, sans préjudice des droits de poursuite ou d'action en justice.

Le Client garantit disposer des droits nécessaires à l'utilisation et à la reproduction des marques, logos, textes, illustrations et autres éléments transmis à Quintessence.

Il garantit que leur utilisation dans le cadre de la commande ne porte pas atteinte aux droits de tiers.

Le Client répond des prétentions de tiers découlant d'éléments qu'il a fournis sans disposer des droits nécessaires, dans la mesure où celles-ci ne sont pas imputables à une faute de Quintessence.

Sauf accord écrit contraire, les créations graphiques originales, propositions, maquettes, concepts et fichiers de production développés par Quintessence demeurent soumis aux droits de propriété intellectuelle applicables.

Leur transmission au Client n'entraîne pas automatiquement la cession de l'intégralité des droits d'exploitation.

Les fichiers techniques de production, notamment les fichiers sources et programmes de fabrication, ne sont remis au Client que lorsqu'une telle remise a été expressément convenue.

Lorsque Quintessence propose des prestations de stockage, de préparation de commandes, de distribution multi-adresses ou de gestion logistique, celles-ci font l'objet de conditions particulières précisées dans l'offre ou le contrat correspondant.

Ces conditions définissent notamment les frais de stockage, les mouvements de stock, les coûts de préparation, les modalités d'expédition, les inventaires et les responsabilités respectives des parties.

Les délais de préparation et d'expédition sont indicatifs, sauf engagement contractuel particulier.

Les éventuelles garanties de disponibilité, de niveau de service ou de délai de traitement doivent faire l'objet d'un accord spécifique.

Les présentes CGV ainsi que les contrats auxquels elles s'appliquent sont régis par le droit suisse.

Sous réserve des fors impératifs et pour autant que cette élection de for ait été valablement convenue, les tribunaux compétents du canton de Vaud sont exclusivement compétents pour connaître des litiges découlant de la relation contractuelle.

Les dispositions légales applicables aux poursuites, faillites et autres procédures spéciales demeurent réservées.

Toute modification ou dérogation aux présentes CGV nécessite l'accord des parties, établi sous une forme permettant d'en conserver la preuve.

Si l'une des dispositions des présentes CGV devait être déclarée invalide ou inapplicable, les autres dispositions conserveraient leur validité dans la mesure permise par la loi.

Quintessence peut modifier les présentes CGV pour ses futures relations commerciales.

Les contrats déjà conclus demeurent régis par la version des CGV qui leur était applicable au moment de leur conclusion, sauf accord contraire des parties.